Pracownik ma obowiązek zgłosić zmianę adresu zamieszkania pracodawcy oraz administracji skarbowej.
Podatnik rozlicza się z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania. Miejsce zamieszkania to miejscowość, w której dana osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu, stanowiąca centrum jej interesów życiowych i majątkowych. Nie trzeba być tam zameldowanym na pobyt stały lub czasowy. Podatnik w zasadzie sam określa swoje miejsce zamieszkania. Należy je zgłosić pracodawcy. Pracodawca musi bowiem podać w informacji PIT-11 adres zamieszkania pracownika, a następnie przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika.
Zmianę miejsca zamieszkania – niepokrywającego się z adresem zameldowania – podatnik ma również obowiązek zgłosić we własnym zakresie administracji skarbowej. Pracodawca nie jest zobligowany do dokonania takiego zgłoszenia. Zgłoszenie aktualizacyjne składa się w trybie właściwym dla swojego statusu ewidencyjnego. W przypadku osób, których identyfikatorem podatkowym jest PESEL, za dokonanie aktualizacji uznaje się podanie obecnego adresu miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z wykonywaniem obowiązku podatkowego. Można również złożyć zgłoszenie aktualizacyjne na formularzu ZAP-3. Numer PESEL to identyfikator podatkowy osób objętych rejestrem PESEL, nieprowadzących działalności gospodarczej, niezarejestrowanych jako podatnicy VAT, niebędących płatnikami podatków lub składek ZUS (kryteria te muszą być spełnione łącznie). Podatnik, którego identyfikatorem podatkowym jest PESEL, wywiąże się więc z wymogu zgłoszenia zmiany miejsca zamieszkania, podając aktualny adres w pierwszym dokumencie składanym w związku z realizacją obowiązku podatkowego, np. w rocznym zeznaniu podatkowym PIT.
Pracownik będący jednocześnie przedsiębiorcą podlegającym wpisowi do CEIDG zmianę adresu zamieszkania zgłasza za pośrednictwem CEIDG na wniosku CEIDG-1. Pozostałe osoby, których identyfikatorem podatkowym jest NIP, aktualizacji dokonują poprzez złożenie w urzędzie skarbowym NIP-7.
